Автор Мария Тулина — бухгалтер, консультант по финансовой грамотности и госзакупкам для НКО, выпускница Школы региональных экспертов.
Электронная цифровая подпись — комбинация знаков или паролей, которая служит эквивалентом обычной подписи на бумаге. По сути подпись — это специально сгенерированный файл с цифрами, который крепится к электронному документу. Этот файл отвечает на три главных вопроса:
Кто подписал документ?
Когда подписали документ?
Есть ли у этого человека полномочия?
Зачем нужна электронная подпись
Электронная подпись понадобится тем, кто собирается использовать в работе электронные документы, сдавать отчетность и получать услуги в интернете.
Вот как используют электронную подпись юридические лица:
Работают с электронными документами, которые не надо печатать на бумаге. Государство признает такие документы имеющими юридическую силу.
Передают электронные налоговые декларации в ИФНС, отчетность в ПФ, ФСС, Росстат.
Подписывают документы в системе дистанционного банковского обслуживания, где можно удаленно оформить платеж и получить другие банковские услуги.
Вносят изменения, ликвидируют и перерегистрируют организации.
Оформляют трудовые отношения с удаленным сотрудником.
Участвуют в электронных торгах, где подписывают заявки на тендеры и тендерную документацию в электронном виде.
Подписывают служебные электронные документы внутри организации.
Оформляют электронные заявки на патенты, сделки с собственностью и др.
Все эти операции призваны облегчить жизнь — экономить на бумажном документообороте, меньше бегать по инстанциям, получать государственные услуги удаленно и т. п.
Основное преимущество ЭЦП – надежность. Обычную подпись просто подделать, а электронная имеет высокий уровень защиты от фальсификаций.
Есть три вида электронных подписей. Они отличаются сферой применения и степенью надёжности.
Простая электронная подпись
Это комбинация цифровых данных, с помощью которых можно идентифицировать личность. Простой пример — логин и пароль, которые вводим на сайтах для авторизации, или смс-код, который присылают на телефон для входа в личный кабинет. Это электронная подпись для повседневной жизни.
Недостатки
Простая электронная подпись не имеет юридической силы. Её нельзя использовать для подачи документов в государственные инстанции, а также для участия в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Неквалифицированная электронная подпись
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — чаще всего это ключ, хранящийся на USB-носителе. Иногда НЭП может создать программа, в которой работаете (только она и опознает эту подпись). Функционал такой подписи тоже частично ограничен.
Недостатки
НЭП подходит скорее физлицам. НКО неквалифицированная электронная подпись подойдёт только при внушительном объёме внутреннего или внешнего документооборота, в других ситуациях её функционала может быть недостаточно.
Квалифицированная электронная подпись
Наиболее совершенный вид электронной подписи — усиленная квалифицированная подпись (КЭП). Это ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который записывается на USB-носитель.
Ключ электронной подписи указан в сертификате, который выдаёт удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи и ФНС России.
КЭП состоит из:
— закрытого ключа, который генерирует электронную подпись,
— открытого ключа для проверки подлинности подписи,
— сертификата ЭП с данными о владельце подписи и об удостоверяющем центре.
КЭП способна обеспечить надёжную защиту информации от посторонних лиц, а степень конфиденциальности данных владелец устанавливает сам. Данные будут защищены даже когда срок действия ключа истечёт.
Для работы с квалифицированной подписью потребуются:
· Флеш-накопитель (с 1 января 2022 года только особые типы).
· Средство криптозащиты (шифрования данных). Например, КриптоПро.
· Установленный личный сертификат.
· Установленные библиотеки для электронной подписи.
Где можно применять? Если коротко — везде.
Недостатки
У КЭП существует один недостаток: нужно ежегодно оплачивать сертификат электронной подписи.
Подытожим:
Выбор подписи зависит от задач, которые стоят перед НКО.
Простая электронная подпись не имеет юридической силы и пригодна лишь для стандартных ежедневных задач, например, для доступа на интернет-сайты.
Неквалифицированная подпись подойдёт, если ваша компания имеет большой объём внутреннего или внешнего документооборота.
Квалифицированная подпись позволит работать с государственными порталами, дистанционно отправлять документы, зарегистрировать онлайн-кассу и участвовать в электронных торгах. https://fraufluger.ru/economy/chto-takoe-elektronnaya-podpis-kak-ee-poluchit/